Najnowszy numer e-biuletynu

 pw4fin

 

Artykuły

GTD, czyli efektywne zarządzanie czasem

Przedsiębiorca, bez względu na branżę, w której funkcjonuje, musi przeznaczyć dużo czasu na pracę, realizację zaplanowanych zadań, generowanie pomysłów, przetworzenie informacji etc. Z tego powodu musi organizować swój czas w jak najbardziej efektywny sposób.

 

Aby zapanować nad zadaniami wielu przedsiębiorców zapisuje notatki na kartkach, w telefonie, kalendarzu, ale i tak, niestety, pewne rzeczy zostają pominięte, zapomniane. Jeszcze gorsze efekty przynosi odkładanie pomysłów „na kiedyś", bowiem koniec końców nie zostają one zazwyczaj wdrożone nigdy w życie. Niekiedy jest to wynikiem zbyt dużej ilości informacji spływających w zbyt krótkim czasie, brakiem czasu, brakiem skupienia. Dużo częściej wynika to jednak z problemów z odpowiednim planowaniem pracy. Rozwiązaniem może być tu metoda GTD.
GTD, czyli metoda Getting Things Done (funkcjonuje kilka polskich tłumaczeń -"doprowadzanie zadań do końca", "efektywne załatwianie swoich spraw", itp.) to metoda za­rządzania czasem stworzona przez Davida Al­lena. Idea GTD opiera się na tzw. kolek­cjonowaniu spraw i odpowiednim zarządzaniu listami zadań i projektów, co równocześnie uwalnia od potrzeby pamiętania o poszczegól­nych procesach. Efektywność metody jest tak duża, że wiele firm (np. Microsoft) wprowadziło ją jako obowiązkowy standard korpora­cyjny.
David Allen zauważył, że obok zwykłych czynników przeszkadzających w pracy (telefony, plotkująca koleżanka, klient, który lubi porozmawiać, częste e-maile, itd.), jedną z najbardziej rozpraszających nas rzeczy są niezałatwione sprawy. Takie myśli skutecznie nas dekoncentrują, utrudniając dokończenie zadania i zmniejszają motywację do pracy.
Znacznie większą produktywność i efektywność można osiągnąć „opróżniając" umysł z przypominania o niewykonanych zadaniach. Aby można to było osiągnąć, należy stworzyć sobie zaufany system przetwarzania danych, do którego będziemy wprowadzać na bieżąco wszystkie projekty i który w odpowiednim czasie przypomni nam o nich. Dzięki temu w danej chwili będziemy w stanie w 100% skoncentrować się na jednym, właśnie wyko­nywanym zadaniu.
Allen zaproponował 5 etapów sprawnego sys­temu:

  • Kolekcjonowanie
  • Analiza
  • Porządkowanie
  • Przegląd
  • Realizacja

Kolekcjonowanie to zebranie wszystkich zadań, informacji, pomysłów i planów razem, do jednego „koszyka". Koszyk stanowić może notes, skrzynka odbiorcza, półka na dokumenty, dyktafon, komórka, segregator, lista to-do (pojedynczo lub w dowolnej konfiguracji), do których na bieżąco wpisuje się dokładnie wszystko, co się pojawia. Istotne jest, aby za­pisywać naprawdę wszystko – zarówno telefon do klienta, zakup papieru do drukarki, jak i zupełne drobiazgi,. Tylko wówczas będziemy rzeczywiście mogli zaufać systemowi. Koszyk nie powinien być zbyt rozdrobniony. Jeśli sprawy będziemy gromadzić w 2-3 miejscach, łatwo je będzie zorganizować. Jeśli jednak takich miejsc będzie 10, może się zdarzyć, że pojedyncze informacje zaczną ginąć z pola widzenia. Zgromadzenie spraw w koszyku stanowi jedynie pierwszy etap GTD. Aby odpowiednio zorganizować czas, należy koszyk „rozładowywać", czyli poddać analizie.
Analizę należy przeprowadzać regularnie, np. codziennie wieczorem. Przed każdym zada­niem, pomysłem, planem, jaki wyciągamy z koszyka, trzeba postawić pytanie - czy wymaga on z naszej strony jakiegoś działania?
Jeżeli odpowiedź brzmi „TAK", wówczas należy od razu określić następny etap:

  • natychmiastowe wykonanie, jeśli zajmie ono mniej niż dwie minuty (niektóre teorie mówią o pięciu minutach)
  • zaplanowanie na później – umieszczenie zadania w kalendarzu (jeśli możemy przypisać konkretną datę, bądź godzinę), wpisanie na listę zadań (np. z określeniem daty końcowej)
  • delegowanie dla innej osoby

Jeżeli odpowiedź brzmi „NIE" (najczęściej do­tyczy to informacji i pomysłów na przyszłość), wówczas należy rozważyć, czy:

  • przenieść ją do archiwum - odpowiedniego folderu, szuflady, segregatora
  • wpisać na listę "być może / w przy­szłości" (ang. someday/maybe),-
  • usunąć/skasować (nie ma sensu ' gromadzenie niepotrzebnych spraw i rzeczy).

Podczas analizy warto stosować kilka reguł ułatwiających i usprawniających ten proces:

  • LIFO (ang. Last In First Out) - należy zaczynać od ostatnich (najstarszych w koszyku) spraw w danym momencie należy zajmować się tylko jedną sprawą
  • nigdy nie powinno się wkładać ponownie żadnej sprawy do koszyka (takie odkładane sprawy często zaczynają zaśmiecać ponownie nasz umysł, skupiając na sobie uwagę; dodatkowo niepotrzebnie kilkakrotnie zabierają czas na decyzję).

Kolejnym krokiem jest porządkowanie (organizowanie). Wszystkie zaplanowane za­dania winny zostać pogrupowane w odpowied­nie konteksty, czyli podobne zadania złączone z podobnymi. Ilość i rodzaj kontekstów zależą od nas i od naszej specyfiki pracy, np.

  • maile
  • telefony . zakupy
  • na mieście / (outdoor)

Grupowanie razem podobnych zadań ułatwia i znacznie przyśpiesza pracę – wykonanie 4 telefonów, jeden po drugim, później napisanie 3 maili i przygotowanie kawy, zajmie nam mniej czasu, niż wykonanie 1 telefonu, później napisanie maila, kolejny telefon, znów maile, itp. Przy takim podziale pracy znacznie łatwiej jest także wykonać wszystkie zaplanowane zadania, nie gubiąc żadnego, co zdarza się przy naprzemiennych rodzajach zadań.
Konteksty pozwalają dodatkowo usunąć z pierwszego planu zadania, które w danym momencie są niewykonalne.
Kolejną metodą organizacji w GTD jest po­dział projektów i zadań. Projekty to większe przedsięwzięcia, które łączą celem poszczególne zadania, np.. opracowanie strategii marketingowej. Projektem jest wszystko, co można podzielić na mniejsze etapy (zadania). Dzięki podziałowi pracy na projekty, a tych na zadania, znacznie łatwiej jest zaplanować pracę, a także określić przewidywany czas działania. GTD, w odróżnieniu od wielu innych metod zarządzania czasem, nie skupia się tylko i wy­łącznie na pracy, ale obejmuje całość ludzkiego funkcjonowania (także życie prywatne, hobby, rodzinę). Dla wielu osób metoda ta jest bardziej zrozumiała od innych, bo nie wymaga określania długookresowych celów, jakkolwiek Allen zaznacza, że powinniśmy mieć szeroką, wieloletnią perspektywę i wizję.
GTD narzuca codzienny przegląd zadań do zrobienia. Dzięki temu cały czas mamy kontrolę nad tym, co zostało wykonane, a co należy wykonać. Zaleca się stosowanie przeglądu rano - wówczas mamy przegląd całego rozpoczynającego się dnia i nie zapomnimy np. o przygotowaniu do waż­nego spotkania, czy też o telefonach.
Ostatni etap stanowi realizacja, czyli wprowa­dzenie w życie zapisanych na kartkach lub w elektronicznych notatnikach planów. Warto zwrócić przy tym uwagę na dwie rzeczy:

  • w planach należy pozostawić miejsce na pracę niezaplanowaną, a pilną,
  • zasadniczy brak priorytetów (co prawda Allen nie neguje stosowania priorytetów, ale ich nie zaleca).

Równocześnie GTD nie narzuca systemu działania – da­je jedynie jego podstawy pokazując zasady działania, ale wybór narzędzi pozostawia każdemu w zależności od preferencji. Wszystko jedno czy to będzie papierowy notes, kalendarz papierowy lub komputerowy, bądź całe, specjalnie projek­towane, systemy do GTD . Ważne jest, by być konsekwentnym – wówczas Getting Things Done szybko udowodni swoją skuteczność.
Mateusz Grojec
CDR O/Kraków

   http://produktyregionalne.edu.pl